¿Qué es el registro de jornada laboral?
El registro de jornada es el mecanismo mediante el cual las empresas documentan de forma diaria la hora de entrada y salida de cada empleado, garantizando su conservación adecuada.
En España, desde mayo de 2019, esta práctica es obligatoria en todas las compañías, sin importar su tamaño o sector, y aplica a todos los trabajadores salvo contadas excepciones.
Registro de jornada completo
Para cumplir con la normativa, las empresas deben asegurarse de cubrir todos los aspectos exigidos:
- Anotar diariamente los turnos de cada empleado de manera individual.
- Incluir los datos identificativos de la empresa.
- Reflejar los datos del trabajador.
- Especificar la fecha correspondiente a la jornada.
- Registrar la hora exacta de inicio y fin de la jornada.
- Conservar estos registros durante un mínimo de 4 años.
- Tenerlos siempre accesibles para empleados, representantes e Inspección de Trabajo.
Todo ello, respetando los límites de jornada, descansos y demás condiciones recogidas en el Estatuto de los Trabajadores y en los convenios colectivos.
¿Se deben registrar las pausas?
Sí. El registro debe ser lo más preciso posible. No obstante, la Guía del Ministerio de Trabajo y Economía Social admite cierta flexibilidad en las pausas intrajornada, que podrán adaptarse en función del tipo de actividad o modalidad de trabajo.
Marco legal del registro de jornada
El Real Decreto-ley 8/2019 estableció la obligatoriedad del registro diario, incorporando la medida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Según la norma, la empresa debe garantizar que cada empleado registre el horario concreto de inicio y finalización de su jornada, almacenando estos datos durante cuatro años.
El único formato válido será el digital, lo que asegura un control más fiable y accesible.
Excepciones
Aunque la regla general es que todos los empleados deben fichar, existen casos específicos en los que no es obligatorio:
- Trabajadores con total autonomía horaria acordada.
- Relaciones laborales de carácter especial: alta dirección, servicio doméstico, deportistas profesionales, artistas, trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo, entre otros.
- Profesionales con regímenes especiales como transportistas, marinos mercantes o ferroviarios transfronterizos.
Evolución histórica en España
- 2014: el Estatuto obligaba al registro de jornadas parciales.
- 2015: la UE insistió en garantizar el cumplimiento del tiempo de trabajo.
- 2017: el Supremo exigió el registro de horas extraordinarias.
- 2019: se aprobó el registro obligatorio para todos los trabajadores.
- 2023: se prohibió el fichaje biométrico por motivos de protección de datos.
- 2025: entrará en vigor la obligatoriedad de que el registro sea únicamente digital.
Requisitos del registro digital (2025)
- Digitalización: el control debe ser informatizado, garantizando la seguridad de los datos. Se excluyen los sistemas biométricos.
- Datos completos: debe incluir información de empresa, trabajador, fecha y horas.
- Almacenamiento correcto: registros claros y accesibles.
- Conservación de 4 años: disponibles para empleados e Inspección en cualquier momento.
- Acceso telemático a Inspección: el sistema debe permitir la consulta en remoto.
Métodos válidos
- Aplicaciones móviles de fichaje.
- Máquinas con QR o RFID.
- Registro por web o software de escritorio.
Relación con la reducción de jornada
El Gobierno ha planteado la reducción a 37,5 horas semanales en 2025 sin reducción salarial. Aunque inicialmente ambas medidas estaban vinculadas, finalmente se aprobarán por separado.
El límite de 80 horas extras anuales se mantiene y la desconexión digital se refuerza como derecho fundamental.
Sanciones
No llevar un registro adecuado podrá acarrear multas que van de 1.000 a 10.000 euros por trabajador afectado, en función de la gravedad de la infracción.
Métodos inválidos
- Sistemas biométricos (huella, reconocimiento facial).
- Métodos en papel o analógicos.
- No registrar la jornada en ningún formato.
Registro en teletrabajo y otros modelos
El control digital es igualmente obligatorio en teletrabajo, empleos en movilidad o empresas con múltiples sedes. Estos sistemas permiten medir productividad y adaptarse a la flexibilidad del trabajo moderno.
Preguntas frecuentes (FAQ)
- ¿Qué significa la jornada de 37,5 horas? → Jornada máxima semanal a partir de 2025, sin reducción salarial, calculada de forma anual.
- ¿Cómo se gestionan las horas extras? → Se mantiene el máximo de 80 al año, registradas digitalmente.
- ¿Qué documentación debo guardar? → Los registros deben conservarse digitalmente por 4 años.
- ¿Qué es la desconexión digital? → Derecho del trabajador a no atender comunicaciones fuera de horario laboral.
- ¿Qué software elegir? → Debe cumplir normativa, ser fácil de usar, seguro y permitir integración con otros sistemas.
Conclusión
El registro digital de jornada se convierte en una obligación ineludible para todas las empresas. Adoptar un sistema adecuado no solo evita sanciones, sino que garantiza transparencia, mejora la productividad y protege tanto a empresas como a trabajadores.
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